Relevância, concisão e simplicidade na comunicação empresarial
No mundo atual, é preciso filtrar as informações e buscar ser conciso.
Apesar de haver um grande número de informações diariamente, percebemos que nem tudo tem qualidade. Para contornar o excesso de informações e não desperdiçar tempo, um bem extremamente valioso, é preciso aprender a filtrar as informações.
“Essa sobrecarga de informação desnecessária acabou criando uma realidade muito mais desafiadora que exige das empresas e de cada um de nós um processo contínuo de filtragem.”
No mundo corporativo atual, a eficiência e a credibilidade são muito importantes no momento do oferecimento de propostas, mas cada vez mais o tempo tem sido um fator decisivo. Não o tempo em si, mas a forma como ele é utilizado para atingir fins tangíveis. É preciso reconhecer e se adaptar a isso, desenvolvendo e aplicando metodologias que aliem competência e o uso inteligente do tempo.
“Não somos nós que demandamos quantas horas ou minutos teremos para expor nossas ideias e propostas, mas sim a audiência, que nos concede esse tempo.”
Aprender a realizar a filtragem de informação contribui para uma comunicação eficiente de ideias, pois auxilia que ela seja breve e exata. No entanto, concisão requer esforço. Ideias precisas não acontecem de uma hora para a outra, é preciso reflexão e atenção para organizá-las. Tanto os receptores quanto os emissores de informação devem estar atentos à relevância de seus conteúdos.
A comunicação corporativa adota 3 princípios: relevância, concisão e simplicidade.
Uma apresentação não deve causar suspense, a audiência precisa saber de início sobre as demandas que serão apresentadas. Isso é ser objetivo. Relevância e priorização são princípios presentes na comunicação das empresas quando se busca objetividade. É comum que a etapa de elaboração e organização das ideias leve um tempo bem superior ao da explanação, e é justamente nessa etapa que os princípios de relevância e priorização devem ser observados mais atentamente. Priorizar o que importa é a melhor escolha para uma apresentação de sucesso. A objetividade é percebida tanto no que está sendo apresentado visualmente nos slides, quanto – e principalmente – na explicação do conteúdo.
“A pergunta natural é: O que deve ser exposto entre dezenas e dezenas de relatórios e/ou planilhas sobre pontos importantes?”
Aprender a arte da concisão é o diferencial da sua carreira. Nada melhor do que conseguir explanar em poucas palavras um conteúdo denso. O conhecimento conciso e qualificado é uma ótima alternativa a várias páginas de explicação. A prudência faz parte da concisão, observando que determinado tópico pode gerar reações da audiência, evite expô-lo de forma explícita para poder ser mais flexível quanto a ele.
“E tem mais, tudo que está na apresentação nos compromete, pois está escrito, documentado.”
Ser simples não é o mesmo que ser simplista. Simplicidade significa a junção de eficiência e objetividade. Assim como para ser conciso, conseguir ser simples também é complexo. A ideia é justamente essa: tornar possível o entendimento da audiência sobre o assunto, sem transmitir a dificuldade envolvida no seu desenvolvimento. Quanto mais informações, mais provável é que a atenção seja desviada. Uma técnica para manter o foco é criar as “ilhas de conhecimento”, que consiste num resumo bem enxuto sobre algo, e bastante visual.
O uso de Power Point nem sempre é adequado em apresentações corporativas.
O Power Point é uma ferramenta capaz de acabar com todo o esforço empenhado numa apresentação de proposta. Muitas pessoas fazem o uso indevido dessa ferramenta, acreditando que expor ideias soltas de forma decorada atribuirão qualidade à apresentação. Com isso, muitas organizações têm evitado o uso do Power Point nas apresentações. Porém, a proposta não é que ele caia em total desuso, mas sim que seja utilizado adequadamente.
“Ninguém irá duvidar que a inteligência humana, estruturada e organizada, é muito mais eficiente do que o PowerPoint.”
As ferramentas que possibilitam a expressão visual de ideias têm diversos pontos positivos, tais como permitir explicar questões complexas de forma sucinta, através de imagens. A proposta então é o uso simples da ferramenta, não excedendo limite de slides, bem como outros cuidados como: tamanho de letra adequado à leitura, evitar sentenças longas e gráficos complicados demais. Outras dicas são substituir tabelas por gráficos e esquecer que transição de slide existe.
“O primeiro passo é colocar o PowerPoint no seu devido lugar, pois como vimos anteriormente, o papel dessa ferramenta não é o ponto de partida de nenhum processo de comunicação.”
Para fazer boas apresentações, abandone o desnecessário e vá direto ao ponto.
A comunicação eficiente é aquela que atinge os objetivos destinados. Para isso, deve-se tornar viável desde o início que a audiência seja convencida da ideia ou proposta apresentada. Não são apenas os atributos técnicos e visuais que fazem parte desse processo de convencimento, a produção das ideias tem um ponto de partida sobre o seu conteúdo e a forma como ele será estruturado.
“O exercício de pensar deve ser abrangente e voltado para o horizonte mais amplo possível.”
Nessa preparação inicial é importante ficar atento a cinco passos:
“Desplugue-se: raciocínio é o que vale” – Desconecte-se ao trabalhar sua ideia. Permita-se pensar de forma pura para desenvolver a técnica de raciocinar.
“Elimine o desnecessário” – Economize tempo, não fale o que não interessa às pessoas, mesmo que possa ser importante para você.
“Evite utilizar jargão e lugar-comum” – Apresentações consistentes evitam linguagens prolixas, vazias e sem conteúdo.
“Vá direto ao ponto” – A intenção das pessoas hoje é crescer de forma acelerada e conquistar alta lucratividade. Não esqueça esses pontos e assegure que sua apresentação mova as pessoas.
“Tangibilize resultados e/ou benefícios” – É preciso ir além da credibilidade e encontrar o diferencial competitivo, apostando em propostas sustentáveis e que garantam certa perenidade à proposta.
“Precisamos reconhecer que ideias, estratégias e serviços são de certa forma promessas cujo valor somente será atribuído quando for constatado o impacto causado por eles.”
Aplique a Metodologia das 7 etapas para estruturar a sua apresentação com base na audiência.
A clareza de ideias facilita a comunicação e torna os resultados mais concretos. Por essa razão, aprender a comunicar-se de forma simples e concisa tem sido uma característica cada vez mais buscada nas empresas. Ao preparar uma apresentação, lembre-se que “quanto mais simples e curta” ela for, melhor. Tente fazer uma versão de um slide da sua apresentação. Além disso, atente-se para o início e a finalização da sua apresentação, pois esses são os grandes momentos da mesma.
Nos ambientes corporativos muitas vezes a hierarquia provoca o medo de questionar quando não se entende algo. Isso inibe a formação do conhecimento e consequentemente os resultados. É preciso dominar a arte de perguntar quando e quantas vezes for preciso, isso pode aumentar as chances de as expectativas serem atendidas. A arte de perguntar também faz parte do processo de estruturação de uma apresentação. O importante é que a sua mensagem faça sentido para a audiência. Por isso, a Metodologia das 7 etapas visa responder perguntas “sob a perspectiva da audiência” para melhor estruturar uma apresentação. Desse modo, considere as sete etapas a seguir:
“Onde você chegou?” – A abertura do slide deve demonstrar os resultados positivos que podem ser atingidos com a proposta apresentada.
“Sua proposta faz sentido?” – Demonstre a racionalidade da sua ideia. Sem jargões e frases de efeito. Também não é o momento de usar, ainda, dados e informações. Trata-se de conseguir unir as afirmações de forma articulada.
“Só lógica não basta!” – Agora sim é momento de mostrar dados e informações.
“Como fazer acontecer?” – Ensine como implementar a sua proposta.
“Você cumprirá a expectativa de tempo?” – Sua proposta deve estar aliada ao tempo. Não adianta uma proposta excelente que não pode ser implantada em tempo hábil.
Há competência para dar conta do recado? – A qualificação deve ser apresentada para a sua audiência. Em poucos slides mostre que a sua empresa é competente para cumprir a proposta.
“Você olhou para o futuro?” – Ao concluir a sua apresentação, não silencie. Utilize um slide em branco para promover a troca de ideias de forma livre.
“Cada uma dessas etapas visa responder a uma pergunta, e o importante é que todas as sete questões sejam sempre respondidas sob a perspectiva da audiência com a qual você vai interagir.”
Domínio do tema, boa oratória, postura adequada e autenticidade são atributos de um bom apresentador.
Um bom apresentador não é medido apenas pela oratória, mas sim – e principalmente, pelo domínio em relação ao tema que apresenta. Domínio, postura adequada e boa oratória são qualidades que juntas à autenticidade conduzem à qualidade da apresentação. Autenticidade não diz respeito apenas à forma não robotizada de se expressar, quer dizer também que o apresentador não deve agir diferente de como age no restante do tempo. Além disso, o apresentador competente está ciente de que haverá erros na apresentação e deve lidar com isso. Algumas situações externas podem acontecer e você precisa saber o que fazer, tais como:
Alguém que dorme na audiência ou não para de falar no celular – No primeiro caso, aproxime-se e interaja fazendo alguma pergunta; no segundo, em especial se o interlocutor for quem decidirá sobre o que estiver apresentando, pause a apresentação até que ele esteja disponível.
Alguém que quer derrubar você – Tente sanar questões que já sabe serem pontos de divergência entre você e essa pessoa antes da apresentação. Caso não consiga, peça a outros colegas que se posicionem caso isso acontecer. Caso seja uma surpresa, se empenhe em trazer os outros interlocutores para o seu lado.
O tempo de sua apresentação foi reduzido de última hora – Apresente apenas o slide de maior relevância.
Interrupções constantes – Não significam necessariamente algo negativo, mas é preciso cautela para conseguir concluir a apresentação.
Gerir bem o tempo e as informações na Era do Conhecimento permite o desenvolvimento de ideias com qualidade.
A geração atual já está inserida no processo de troca de informações aceleradas. No entanto, o imediatismo, o excesso de informações, a escassez de tempo, o déficit de atenção e o excesso de decisões são desafios atuais que requerem o desenvolvimento de habilidades de comunicação.
“O desafio, portanto, é como responder a essas mudanças. Como diz Darwin, o autor da Teoria da Evolução das Espécies, os que sobrevivem não são os maiores, mais fortes ou mais inteligentes, mas, sim, aqueles que respondem mais ágil e acertadamente às mudanças.”
O fluxo de informações aumentou com a Internet. A sobrecarga de informação “exige das empresas e de cada um de nós um processo contínuo de filtragem”. Aprender a gerir tempo e informação é uma tarefa crucial. Só assim poderão ser feitas escolhas inteligentes e decisões para que sejam obtidos melhores resultados. Uma iniciativa conhecida como Web 3.0 propõe um modo mais objetivo de compartilhar informações, resumindo conteúdos extensos de sites. Porém, alternativas como essa não são totalmente confiáveis, pois oferecem apenas a replicação de conteúdos externos, sem a certeza da qualidade dos mesmos.
Outro alerta é sobre o desperdício de tempo nas empresas. Muito tempo é perdido com a produção de documentos ou informações que já existem e poderiam ser reaproveitadas. O Digital Asset Management (DAM), que é a Gestão de Arquivos Digitais, pode ajudar a economizar tempo e garantir o armazenamento de informações importantes e de qualidade para serem utilizadas quando necessário.