Família, trabalho, vida
Os profissionais de hoje precisam estar sempre aprendendo mais e identificando novas competências, mercados e ideias, o que exige muito tempo e dedicação.
Os dias atuais têm se tornado cada vez mais frenéticos e o tempo passa cada vez mais rápido. Nas organizações, os executivos exigem grandes resultados e as empresas se tornam uma arena de combate por metas, visibilidade e promoções. Em meio a essas demandas intensas da vida profissional, logo constatamos que não nos sobra muito tempo para o lazer, atividades desportivas ou hobbies. A família é deixada em segundo plano, “restrita aos sábados, domingos e olhe lá”. Os objetivos futuros são substituídos por obrigações urgentes. O estresse se torna um dos principais agentes prejudiciais à saúde.
“7 em cada 10 urgências são em geral coisas importantes que negligenciamos e tivemos que deixar para a última hora.”
Diante disso, talvez você se pegue questionando se é possível alcançar uma vida mais harmoniosa e focada na “realização dos maiores sonhos”, nos relacionamentos e que contemple mais atividades importantes do que compromissos inadiáveis. “Uma vida com paz de espírito e controle, baseada em seus maiores propósitos e com a sensação de que o tempo está andando na velocidade certa”.
Escolher o equilíbrio exige que você esqueça do tempo e preste mais atenção ao presente. É uma questão de mudança de paradigma.
Muitas pessoas vivem esperando a hora certa de mudar de vida, estilo ou hábitos. Infelizmente, esta espera pode durar a vida toda. Para começar a gerir o seu tempo com maior eficiência, entenda que você precisa mudar os seus paradigmas e ter uma nova atitude de “alta performance”, organizando-se, aprendendo e incorporando novas práticas.
“Mude seu paradigma para não passar a vida inteira carregando a sensação de que chegou tarde à festa e que as outras pessoas ficaram com a melhor parte do bolo. Você não vive o tempo, você vive a vida!”
Para começar, entenda o poder da Tríade da Mudança: os “sonhos”, as “escolhas” e as “ações”. Abrace os seus sonhos e parta para a ação. Enfrente com bravura a sua tendência de adiar projetos e culpar a falta de tempo, dinheiro e oportunidades. Ação é uma palavra essencial na “administração de tempo”. Pergunte-se: qual a próxima ação crucial que deve ser concluída agora mesmo? Concentre-se nela. “Não existe o ontem, o amanhã, a outra tarefa, nada”. Somente o presente. Olhe apenas para esta ação específica. Após concluída, qual a próxima ação a ser tomada? E assim por diante.
“Se você quer alguma coisa, se você realmente deseja mudar, você precisa de um sonho. Precisa decidir lutar por ele e partir para a ação.”
Utilize uma nova ferramenta para modernizar a sua gestão de tempo: o conceito da Tríade do Tempo.
A sensação de que o tempo voa é comum porque normalmente não utilizamos bem o tempo, gastando-o “com atividades que nada têm a ver com os nossos maiores objetivos, com os nossos sonhos, com a nossa missão de vida”. Daí a impressão de “que o tempo passou rápido demais e que não aproveitamos o suficiente”. O conceito da Tríade do Tempo serve como uma ferramenta para você realizar ajustes na sua rotina e otimizar o tempo – um dos seus bens mais preciosos.
Na Tríade do Tempo, as suas atividades são divididas segundo três critérios:
Importância – Refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.
Urgência – Engloba todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. Envolve todas as tarefas que devam ser concluídas imediatamente e que possam causar algum tipo de problema se não forem executadas.
Circunstância – Cobre as tarefas desnecessárias ou qualquer atividade resultante de uma “situação, condição, ambiente ou de outra pessoa, sem a sua vontade” plena. Você acaba aceitando-as por gentileza ou “medo de dizer não”.
Cada pessoa experimenta uma Tríade do Tempo diferente, porém concentre-se sempre na esfera da Importância.
Apesar do fato de que a aplicação da Tríade do Tempo varia de pessoa para pessoa, a intenção principal desta metodologia é fazer com que você sempre se dedique mais à dimensão da Importância, reduzindo o tempo destinado às demais esferas. São as atividades importantes que “fazem diferença na sua empresa, no seu emprego, na sua comunidade e para as pessoas que vivem com você”.
“Os exemplos de atividades importantes são os mais diversos – cada pessoa tem as suas.”
Mentalize diariamente que você precisa buscar com determinação um novo modelo de produtividade focado nas atividades importantes. Este exercício mental ajuda você a questionar e priorizar a mudança dos seus padrões atuais de gestão de tempo. Apenas você pode identificar a sua Tríade ideal. A composição perfeita deve envolver uma meta de vida centrada nas coisas mais importantes e oferecer uma perspectiva de felicidade.
A gestão pessoal não é apenas listas de tarefas, agendas e softwares. Envolve mudar alguns hábitos pessoais arraigados. Assim, para focar naquilo que é importante, você precisa estar disposto a avaliar as ações e os eventos que acontecem no tempo como reuniões e outras tarefas profissionais, festas, viagens, lazer, paixões, leituras e uma série de outras situações e tarefas. No processo, você vai ajustando a sua Tríade para que ela reflita um cenário cada vez mais ideal.
“Administração pessoal não significa controlar cada aspecto de sua vida. Significa assumir o compromisso de ser feliz com você mesmo, de assumir o controle, de viver seus sonhos com base no que você deseja, de fazer a diferença em sua vida.”
Para encontrar o seu equilíbrio, adote a metodologia da Tríade do Tempo em cinco fases e consolide a sua “estrela pessoal”.
Para abraçar a estrela pessoal que representa a sua personalidade mais profunda – e aprender a “dosar, dar o devido tempo ao trabalho, ao lazer, à família, a tudo que é importante para você”, adote a metodologia correta, observando cinco fases distintas, de forma sequencial e cíclica:
Identidade – Esta é a primeira ponta da sua estrela pessoal. É a fase da reflexão, que gera perguntas como: “Quem sou eu? O que eu quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito?” Examine os seus papéis – as suas funções na família ou na empresa – e como eles interagem com pessoas-chave nos seus relacionamentos. Escreva uma missão pessoal compacta que ilustre a seguinte convicção: “É para isso que existo! É isso que sou”.
Metas – Após a autoanálise da sua identidade, tendo determinado o seu propósito de vida, sabendo como manter o seu equilíbrio e certificando-se dos papéis e sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade. Estabeleça metas atingíveis de curto, médio e longo prazos em termos de produtividade pessoal, dando sentido ao seu tempo e “associando as atividades do dia a dia às realizações dos seus sonhos”. Siga a “Regra 8-4-2”: Tenha “no máximo 8 metas para serem realizadas no período de um ano”; destas, escolha 4 para serem cumpridas no período de um mês e 2 no período de uma semana.
Planejamento – Defina por escrito o caminho a seguir. A meta representa o ponto a ser alcançado, porém como você vai chegar lá depende do planejamento. Pergunte-se: “Como vou fazer isso?” Realize planejamentos semanais – identificando “formas de economizar horas do seu dia a dia” – e mensais para conferir se você está cumprindo o seu plano anual. Agende os seus compromissos – ou ações com hora específica de início e fim – e seus projetos e eventuais tarefas que podem ser cumpridas “ao longo de um dia ou de uma semana”.
Organização – Mantenha o seu ambiente arrumado e os seus arquivos dispostos de forma lógica. É neste ponto que você cria “estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento”.
Execução – A última ponta da estrela pessoal é a fase de execução, a convergência de todas as anteriores. Aqui, você prioriza o que é importante, tira vantagem da sua organização pessoal, cuida dos imprevistos, “delega e monitora os resultados”.
“A ‘estrela pessoal’ brilha dentro de cada um de nós [e] representa todos os nossos sonhos, amor, esperança, valores, crenças e fé. (…) É essa estrela que nos faz querer buscar algo mais para nossas vidas e nos orienta.”
A execução é a convergência de todas as fases da metodologia. De todas as cinco, é a única em que existe a possibilidade da realização.
Você está pronto para aplicar a metodologia da Tríade do Tempo e alcançar os seus planos e objetivos. Prepare-se para registrar todas as suas ideias em um diário e defina um prazo de 5 semanas para começar a celebrar os primeiros resultados. Nesta etapa mais voltada à prática, acostume-se a planejar o seu dia com o máximo de detalhes. Ao executar o seu plano, esteja preparado para interrupções, e-mails urgentes e prioridades inadiáveis enviadas pelo chefe. Tenha a força mental para superar os imprevistos.
“O único tempo capaz de mudar a vida de qualquer pessoa, inclusive a sua, é o presente.”
Concentre-se na primeira ação do seu dia, e assim sucessivamente. Comece “descarregando” as obrigações do dia em uma ferramenta de produtividade, como uma simples agenda ou caderno, ou um software como o Neotriad, Trello ou Asana. Lembre-se que o dia de trabalho típico é composto por três elementos: 1) tarefas a serem executadas, sem “horário definido de começo ou término”, mas com previsão clara do tempo de conclusão; 2) reuniões com horário de começo e fim; e 3) conhecimentos ou informações gerados a partir de uma tarefa ou reunião – anotações, e-mails ou relatórios. Se você não estiver em uma reunião, precisa estar concentrado em uma tarefa. Fuja da tentação de enrolar no seu expediente. Elimine as distrações. Defina um indicador claro das horas totais de trabalho, tanto as já cumpridas como as que devem ainda ser realizadas.
Para definir as prioridades no seu dia de trabalho, siga 3 passos:
Revise todas as suas pendências – Isto inclui tarefas do dia anterior, tarefas delegadas e e-mails que devam “ser transformados em tarefas ou reuniões”.
Calcule a duração das tarefas – Inicialmente, planeje “no máximo 50% do seu tempo”, para aprender a lidar melhor com os seus erros de estimativa ou atividades que passaram em branco.
Priorize – Crie uma lista partindo da atividade mais prioritária.