Usar o emoji, ou não usar o emoji, eis a questão. Promover a etiqueta digital adequada é uma habilidade crítica no local de trabalho em um mundo onde o emprego remoto está se tornando cada vez mais uma norma. No local de trabalho digital, a comunicação textual e por e-mail não conta com as sutilezas e nuances que as comunicações face a face apresentam, e os funcionários remotos devem se esforçar para consolidar os relacionamentos profissionais de longa distância. O especialista em comunicação Aaron Orendorff oferece um guia prático sobre etiqueta profissional para todos os que trabalham remotamente.
Para ser muito bem-sucedido no trabalho remoto, aplique as 10 regras de etiqueta profissional para o mundo digital. Em primeiro lugar, cumpra os horários marcados.
Trabalhar remotamente está se tornando uma opção cada vez mais popular, mas ainda é um fenômeno relativamente novo. Navegar pelas regras e costumes não tão explícitos do trabalho remoto requer alguma disciplina. Na verdade, trabalhar de forma isolada pode comprometer acidentalmente suas habilidades sociais e seus colegas podem achar que você está se tornando rude. Esteja ciente dessa sua tendência e aplique um conjunto de 10 regras para minimizar falhas de comunicação e manter um bom relacionamento com seus colegas.
“Chegar cedo é ser pontual, e chegar na hora é falta de pontualidade.”
Em primeiro lugar, seja pontual para mostrar respeito pelo tempo dos seus colegas. O planejamento de reuniões digitais é mais complexo e demorado do que simplesmente marcar um encontro. Dez minutos antes do horário agendado para sua reunião online, ligue o computador, verifique se o microfone e a câmera funcionam, baixe e abra os programas certos, garanta uma boa conectividade com a Internet e bloqueie notificações que causem distração.
Envie emails individualizados em vez de genéricos.
Os e-mails que você envia de uma vez a todos os usuários da sua empresa vão parar na lixeira da maioria dos funcionários, ou seja, boa parte não vai ser lida. Quando você precisar se comunicar com um grande grupo dentro da sua empresa, utilize mensagens de vídeo pré-gravadas sempre que possível. Mesmo quando for o caso de conversar com um colega diretamente, em especial para discutir assuntos delicados, opte por ferramentas de videoconferência. As opções de e-mail e texto tendem a gerar mal-entendidos.
Seja confiável e cumpra suas obrigações.
Cumpra todos os compromissos que prometer à equipe. Ser confiável aumenta sua reputação e torna você mais relevante para seus colegas. Assim que você perceber que não vai conseguir cumprir uma meta ou prazo prometido, entre em contato com os membros da sua equipe para explicar o atraso. A consistência é a espinha dorsal das reputações remotas.
Comunique expectativas claras.
Quando você falha em expressar suas expectativas com precisão, o acompanhamento se torna difícil. Delegue tarefas a outras pessoas e concorde com os prazos por escrito para evitar o “efeito espectador”, em que ninguém assume a responsabilidade por uma tarefa.
“A tarefa de todos não é tarefa de ninguém. Se não há um prazo, a tarefa nunca vai ser cumprida.”
O segredo para relacionamentos profissionais remotos frutíferos é manter a menor distância possível entre suas expectativas e a realidade da situação.
Responda regularmente a sua correspondência.
Um trabalhador remoto tem uma responsabilidade maior de responder prontamente aos e-mails do que os funcionários internos, mas responder a todas as comunicações em tempo hábil nem sempre é possível. Se você estiver se sentindo sobrecarregado com o trabalho ou e-mails, comunique isso à sua equipe. Qualquer resposta é melhor do que nenhuma resposta, e uma explicação rápida para o atraso, seguida por um tempo de resposta realista, ajuda muito a manter boas relações de longa distância com os colegas de trabalho. Se você deseja receber menos e-mails, envie menos e-mails.
Facilite a vida da sua equipe utilizando as mesmas ferramentas que os colegas.
Ferramentas como o Dropbox permitem que você compartilhe o acesso a arquivos e documentos com todos os membros da equipe. Programas de gestão de fluxo de trabalho, como o Trello e o Asana, podem aumentar a produtividade da equipe e diminuir falhas de comunicação na gestão de um projeto remoto. Independentemente de quais ferramentas você utiliza, lembre-se do conceito popular de que menos é mais.
Esclareça sempre a razão por trás das suas ações.
As pessoas têm 33% mais probabilidade de aceitar suas solicitações quando entendem os motivos por trás delas. Utilize a palavra “porque” para aumentar a conformidade e promover uma mentalidade de equipe, explorando o valor persuasivo de explicar o porquê. Quando os líderes fornecem a justificativa para seus pedidos, eles soam menos ditatoriais e seus subordinados ficam mais dispostos a concordar. Da mesma forma, os subordinados que rejeitam eventuais solicitações devem fornecer razões válidas para as suas respostas.
Em caso de dúvida, deixe o emoji de fora.
Um emoji pode parecer algo trivial, mas eles têm o poder de comunicar o contexto emocional em um ambiente textual desprovido de tom e pistas visuais. Para manter o ar e o profissionalismo, não seja o primeiro a utilizar emojis em e-mails com clientes ou superiores, e os deixe para as conversas com amigos.
Utilize exemplos específicos ao se comunicar.
Para evitar falhas de comunicação, indique o propósito do seu e-mail logo no parágrafo inicial. O seu público pode ler apenas as frases de abertura e passar os olhos pelo restante, então coloque estrategicamente a sua solicitação ou chamada para ação nas primeiras linhas. Deixe bem claro o que você está solicitando e forneça prazos quando possível. Procure se limitar a um pedido por e-mail.
Nunca se esqueça de primar pelas boas maneiras.
Quando você está com pressa, é fácil esquecer de dizer por favor e obrigado por e-mail. As comunicações escritas não possuem o benefício do tom da comunicação verbal, portanto a falta de boas maneiras em um e-mail pode soar rude demais.
“Por outro lado, humanos educados e bem comportados podem parecer idiotas completos na ausência do contato face a face.”
No período de 24 horas após receber qualquer assistência, envie notas de agradecimento individuais a todos que ajudaram você.